お知らせ文書の掲載ポイント｜使用方法 | ホームページテンプレート

お知らせ文書のポイント

お知らせ文書としての基本的なポイントや注意事項をご紹介しますので是非ご活用下さい。

ホームページにお知らせ文書を掲載するタイミングと分類

ホームページに会社の情報を公開する企業は、主に下記のようなお知らせ文書を掲載されています。
特に掲載する主な情報と言えば、会社の休業日を知らせる「休業、休暇のお知らせ」だと思います。
お客様にお知らせをアナウンスする上でとても重要度が高くどの会社も掲載しています。
いつ、お知らせ文書をホームページに掲載するの？と、掲載する上でタイミングの参考にしてください。

●休業のお知らせ（年末年始のご挨拶）
●会社のイベントや行事をお知らせ
●住所や電話番号、社名や代表などの重要な会社情報の変更などのお知らせ
●お詫びや訃報のお知らせ
●新製品の紹介・商品紹介、セールなど製品の紹介、営業に関するお知らせ

ホームページにお知らせ文書を掲載する上で重要なポイント

重要なポイントと言えば「ホームページに掲載するという事は会社として正式に通達を行っている」事になります。会社の正式な情報ですので社内で情報共有を行い「出来るだけ迅速に」「正確に」お客様や関係者の方に情報を発信してください。
正式にお知らせを掲載する上で、重要なポイントがいくつかあり、流れがありますのでご参考に。

○「書き出し文」
●「いつ」　日時
●「なにが・なにを」　情報
●「どうした（どうする）」　決定事項
○「詳細」

お知らせ文書を掲載する重要なポイント例

○「書き出し文」
拝啓貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。

●「いつ」
さてこのたび弊社は 00月00日付けで

●「なにが・なにを」
社名を下記のように改称いたしましたのでお知らせ申し上げます。

●「どうした（どうする）」
今後とも何とぞ変わらぬご支援ご指導を賜りたくお願いかたがたご挨拶申し上げます。

○「詳細」
新社名株式会社　社名
変更日平成00年00月00日
※住所、電話番号の変更は御座いません。

ポイントを押さえておれば基本的なお知らせ文書としては問題ありません。
オリジナルの文章も追記すると社風もわかりとても良いと思います。

間違えてはいけないお知らせ文書の最重要ポイント

お知らせ文書には、とても重要な掲載ポイントがあります。
お客様やお取引先にご案内するお知らせ文書ですので、確実にお知らせしないといけない事項です。ですが、どうしても確認不足の場合に記載ミスを起こしやすい場所ですので、間違えてはいけないポイントをご紹介します。

●日付（特に曜日は注意）
●時間（AM・PMを注意）
●場所（住所はあってますか？特に連絡先は記載されていますか？）
●会社名（自社の社名を間違える方はいないと思いがちですが、絶対に間違えてはいけないからこそ注意を。）

間違えてはいけないお知らせ文書の最重要ポイントですが、時間や日付を掲載する場合には、間違えがちです。
社名なども、コピーアンドペーストで掲載した場合によくそのまま掲載してしまう方もいらっしゃいます。
何度も見直して各部署へ確認を取ってください。

あとがき

以上いかがでしたか？

ホームページの持つ重要な役割と言えば、「お客様が自分で検索できる点」「会社も情報を発信出来る点」と相互で即情報を共有できる点だと思います。
だからこそ、ホームページに正確なお知らせ文書を掲載する最重要ポイントをおさえて掲載してください。
大切なお客様へお知らせするホームページです。
掲載する場合には特に注意を行って掲載してくださいね。